Wij maken voor al onze bijeenkomsten standaard een sessieplan. Of het nu om een fysieke of een online bijeenkomst gaat. Het helpt ons om vooraf goed te bedenken hoeveel tijd we per stap willen uittrekken en hoeveel werkvormen realistisch zijn. Tijdens de sessie pakken we het plan er geregeld bij om te zien of we op schema liggen. En als ergens vertraging ontstaat, kunnen we aan de hand van het plan beslissen waar we gaan versnellen of welk onderdeel eventueel overgeslagen kan worden.

In onze sessieplannen nemen we altijd de volgende onderdelen mee:

• de werkvormen die we gaan gebruiken inclusief een korte instructie-uitleg;

• hoe lang iedere activiteit duurt, inclusief starttijd en duur in minuten;

• het aantal deelnemers met eventueel een groepsindeling voor break-outs;

• de onderlinge taakverdeling als we met meerdere facilitators werken;

• de technische tools die we tijdens de activiteit inzetten inclusief link; 

• pauzes en creativity breaks;

• benodigde materiaal zoals stiften, pennen, post-it’s en papier. 

Soms nemen dingen online nét even iets langer in beslag, zorg daarom dat je bij een online sessie een wat ruimere planning hebt. Vergeet ook niet om tijd in plannen voor een korte uitleg van de tools die je inzet. 

Zorg dat je alles bondig beschrijft en in handige blokken ordent. Want je gebruikt het sessieplan gedurende je bijeenkomst en dus je moet snel kunnen zien waar je bent en wat je moet doen. Wij streven altijd naar 1 of maximaal 2 pagina’s afhankelijk van hoelang de sessie duurt.

Afhankelijk van de vraagstelling van de bijeenkomst, kies je bijpassende werkvormen. Dit betekent dat er altijd een draaiboek op maat gemaakt wordt. Natuurlijk kun je elementen hergebruiken maar kopieer niet zomaar een sessieplan.

Op naar veel creatieve sessies!!