Virtuele organisatierituelen

In deze COVID-19 tijd waarin we elkaar vooral online ontmoeten, kunnen bewust gecreëerde rituelen helpen om weer betekenis te geven aan speciale momenten voor collega’s. We zullen dan de oude vertrouwde rituelen wel anders moeten vormgeven of nieuwe bedenken. Bij studio stapelgoed vinden we het belangrijk om ook online op een bewuste manier stil te staan bij bijzondere momenten.


Rituelen zijn handelingen die op een bewust gekozen moment uitgevoerd worden, om stil te staan bij belangrijke momenten in het leven. Ze worden ook wel ceremonie, gebruik, traditie of plechtigheid genoemd. Rituelen helpen ons om een verandering door te maken: van oud naar nieuw; van kind naar volwassenen etc. Maar nemen we in organisaties wel voldoende tijd en ruimte om stil te staan bij impactvolle gebeurtenissen? In een zakelijke omgeving zijn wij ons er vaak minder bewust van. De rituelen zijn er echter wel. Denk maar eens aan hoe verjaardagen of jubilea op de werkvloer worden gevierd. Er zijn een publieke organisaties waar je bij de start een officiële eed aflegt of waar de bevordering naar een hogere rang een speciaal moment is. Maar denk ook eens aan de wekelijkse vrijdagmiddagborrel. Champagne bij het binnenhalen van een grote klant. De tafelverdeling in de kantine. Bitterballen en alcoholvrij bier bij een pensionering. Pizzasessies tijdens het overwerken.

Virtuele teamrituelen
We leven en werken op dit moment een nieuwe realiteit: thuis. Die uitdaging gaat samen met het missen van het sociale ‘warme’ contact dat wij als mensen nodig hebben. Jij kunt samen met je team nieuwe digitale rituelen bedenken die jullie zullen versterken en die ervoor kunnen zorgen dat het sociale contact weer toeneemt. 

Een paar voorbeelden: 
  • Plan wekelijks een team check-in om te zorgen dat alle collega’s inhoudelijk betrokken zijn. Dit is tegelijkertijd een mooi moment om te vragen hoe het met iedereen gaat (hoe was het weekend?).
  • Begin de dag als een digitaal kantoor waar iedereen in en uit kan, start door een paar nummers van gezamenlijke playlist af te spelen om de dag vol energie te starten. 
  • Plan een digitaal koffiemoment waar je collega’s onder het genot van koffie kunnen bijkletsen.
  • Organiseer een virtuele lunchpauze zodat collega’s samen kunnen lunchen.
  • Vier een verjaardag of jubileum door de eregast wat later de virtuele meeting te laten betreden, zodat iedereen “happy birthday” kan zingen als hij of zij binnenkomt. Ook kun je bijpassende MS Teams achtergronden maken of samen een ‘felicitatiebombardement’ via de app versturen.
  • Zorg voor een warm welkom voor nieuwe collega’s door een leuk voorbereidingspakket vol met informatie over de organisatie, het team en de functie. En daar hoort natuurlijk ook een welkomstcadeau of -boeket bij.
  • Stuur collega’s een persoonlijk kaartje of een grappig pakketje in een bepaald thema.
  • Besteed bij het vertrek van collega’s aandacht aan een persoonlijk afscheidscadeau. Alle collega’s kunnen vanuit huis iets aanleveren voor bijvoorbeeld een boekje met tips voor lekkere recepten, cocktails, musea, wandelingen in Nederland etc. Net wat bij de vertrekker past. 
  • Koppel collega’s aan elkaar die elkaar buddy’s worden voor een paar weken.
  • Regel een online teambuildingsdag of een online viering van belangrijke feestdagen.
  • Complimenteer succes met behulp van een online-feestje of het thuissturen van een vrolijk pakket.
  • Maak allemaal aan het einde van de dag een selfie en een kort berichtje over welke resultaten je bereikt hebt, en deel dit in de gezamenlijke appgroep. Deze foto’s maken een prachtige wall of fame.
  • Organiseer een vrijdagmiddagborrel met een online spelletje zoals een pubquiz, pictionary of hints .
Andere voorbeelden van belangrijke mijlpalen die een ritueel verdienen zijn: een nieuwe leidinggevende, een reorganisatie of fusie tussen organisaties of teams, bedrijfsbeëindiging, een nieuwe strategische koers, succes of goede organisatieresultaten, promotie, een huwelijk, scheiding, geboorte kind of overlijden en pensionering of afscheid.

Is het zweverig?
Rituelen zijn geen religie en het is niet zweverig. Wel is het iets wat wij mensen over de hele wereld al heel lang inzetten. Rituelen zijn nu eenmaal handige manieren om ruimte te geven aan of om te gaan met emoties, grote veranderingen of belangrijke momenten. Je kunt rituelen inzetten voor het vieren bijvoorbeeld bij feestelijke momenten of succes, het verwerken van verandering of verdriet of het verbinden ten behoeve van bijvoorbeeld teambuilding

Wat levert het op?
Rituelen maken van het alledaagse iets bijzonders. Ze maken zichtbaar en voelbaar wat anders voorbijschiet in de waan van de dag. Rituelen zorgen dat we het buitengewone van het gewone kunnen onderscheiden. Ze helpen om van een groep individuen een collectief te maken, het liefst geïnspireerd door de waarden van de organisatie. Op een bewuste en impactvolle manier aan de slag gaan met rituelen kan zorgen voor: 
• Meer onderlinge verbondenheid en groepsgevoel;
• Het duidelijk markeren van overgangen en het versnellen van verandering;
• Het geven van betekenis en richting aan de organisatievisie;
• Het bieden van ruimte voor emoties; 
• Het versterken van belangrijke gebeurtenissen.

Hoe ontwerp je een ritueel?
De volgende vragen kunnen je helpen bij het ontwerpen van een nieuw online ritueel:
  1. Wat wil je vieren, herdenken of in een ritueel uitdrukken? Waarvoor wil jij een ritueel bedenken? Met deze stap krijg je inzicht in de aanleiding voor het ritueel. 
  2. Waarom wil je dit? In de tweede stap ontdek je de achterliggende behoefte. Wat is het doel van het ritueel? Wat wil je met het ritueel bereiken? Welke beweging wil je creëren? Welke emotie wil je dat het ritueel verwerkt, versterkt of oproept?
  3. Voor wie is dit ritueel? In de derde stap identificeer je welke mensen centraal staan in het ritueel. En wie wil je een rol geven in het ritueel?
  4. Wanneer? Op welk moment wil je het ritueel laten plaatsvinden?
  5. Hoe? In deze laatste stap werk je de rituele vorm uit met symboliek, objecten of specifieke handelingen. Hoe kun je het praktisch uitvoeren? Denk hierbij bijvoorbeeld aan de uitnodiging, de aankleding, eten en drinken, muziek etc. Wees creatief! 


Altijd als eerste op de hoogte zijn van de nieuwste stapelgoed blogs? Volg ons via LinkedIn
door info 23 apr., 2024
Stel je eens voor: een vergaderruimte boordevol met mensen van alle rangen en standen binnen de organisatie. Elk met hun eigen unieke persoonlijkheid. Als facilitator staan wij vaak voor dit soort groepen, met een waar circus aan persoonlijkheden. Bij studio stapelgoed proberen we tijdens een sessie om al die stukjes samen te brengen tot een geheel. Van sprankelende extraverten tot bedachtzame introverten, van degenen die met open armen elke uitdaging aangaan tot degenen die liever op de achtergrond blijven. Het is voor ons als een kleurrijk mozaïek waarbij elke deelnemer een uniek stukje vormt. Dit maakt iedere bijeenkomst een avontuur op zich.
door studio stapelgoed 12 feb., 2024
Future search is een door Marvin Weisbord en Sandra Janoff ontwikkelde large scale intervention om met een grote groep mensen in enkele dagen tot een toekomstvisie en een bijbehorend actieplan te komen. Daarbij worden creatieve methoden gebruikt om de deelnemers te stimuleren om bekende denkpatronen en dominante aannames los te laten en 'met nieuwe ogen' naar mogelijkheden te zoeken. In de blog leggen we je uit hoe future search nu precies werkt.
door studio stapelgoed 05 feb., 2024
Bij studio stapelgoed zijn we altijd op zoek naar leuke vergaderlocaties. Noord-Holland biedt wat ons betreft een schat aan inspirerende ruimtes. We nemen je daarom in dit blog mee op een reis langs pittoreske steden en schilderachtige kustplaatsen, naar onconventionele vergaderplekken die jouw bijeenkomst onvergetelijk zullen maken.
22 jan., 2024
In de wereld van idee-ontwikkeling heeft de methode van het "roasten" zich bewezen als een krachtige turbo-booster, waarmee je plannen in slechts 2 uur tijd aanzienlijk verder brengt. Deze aanpak, gericht op het leren van kritiek, het ontwikkelen van oplossingen en het vergroten van verbinding en draagvlak. Roasten is eigenlijk grappig kritiek leveren op iemand, vaak met een humoristische twist. Het doel is niet om iemand echt te kwetsen, maar eerder om lichtvoetig plagerig te zijn. Het draait om slimme opmerkingen en een speelse houding, maar het is belangrijk om grenzen te respecteren en niet te ver te gaan. In dit blog leggen we uit hoe je het roasten kunt toepassen tijdens een bijeenkomst.
door info 18 jan., 2024
Het moment van het voorstelrondje, een labyrint van nieuwe namen en gezichten. Hoe vaak heb je niet geprobeerd ze te onthouden, om ze slechts een paar seconden later kwijt te zijn? Het is een uitdaging die velen van ons kennen. Maar vrees niet, bij studio stapelgoed zijn we er ingedoken en hebben een stapel handige trucs ontdekt om voortaan de namen makkelijker te onthouden.
door studio stapelgoed 09 dec., 2023
Het is niet altijd eenvoudig om met een groep deelnemers snel én democratisch een beslissing te nemen, laat staan om iedereen tevreden te laten zijn met de uitkomst. Toch wil je zoveel mogelijk draagvlak voor de uitkomst, want dat helpt bij het vervolg. Wij zetten hiervoor geregeld dot voting in.
door studio stapelgoed 09 dec., 2023
In dit blog delen we weer een stapel creatieve werkvormen om de check-in tijdens jouw bijeenkomsten of vergaderingen te verlevendigen. Want wij geloven dat deze eenvoudige en effectieve activiteiten een positieve impact kunnen hebben op de sfeer tijdens sessies.
door studio stapelgoed 23 nov., 2023
Bij studio stapelgoed geloven we sterk in het bevorderen van een positieve werksfeer en het zorgen voor verbinding en werkplezier. Een van de manieren waarop we dit doen, is door het vieren van speciale gelegenheden, en Sinterklaas is daarbij geen uitzondering! In dit blog delen we enkele sprankelende werkvormen waarmee je de komende dagen jouw collega's kunt verrassen en een onvergetelijke viering van Sinterklaas op de werkvloer kunt organiseren.
door stapelgoed 13 nov., 2023
In de wereld van vergaderingen en bijeenkomsten is er soms behoefte aan iemand die de touwtjes in handen neemt, vooral als je als team of leidinggevende niet in de spagaat van het managen van het proces en inhoudelijk bijdragen terecht wilt komen. In zulke situaties is het waardevol, zo niet noodzakelijk, om een professionele facilitator in te schakelen. Faciliteren is een speciale vaardigheid en kan aanzienlijk bijdragen aan het soepel verlopen van vergaderingen en bijeenkomsten. In dit blog leggen we uit wat de rol van een facilitator nu precies inhoudt en waarom het zo belangrijk is.
door info 08 nov., 2023
Het gebruik van duurzame materialen tijdens vergaderingen en brainstormbijeenkomsten kan ons helpen om de ecologische voetafdruk te verkleinen en bij te dragen aan een meer milieubewuste aanpak. Bij studio stapelgoed hebben we daarom de afgelopen tijd kritisch gekeken naar alle spullen die we gebruiken en naar hoe we onze sessies organiseren. En nu doen we een aantal dingen echt anders. In dit blog delen we onze tips met je. Want door duurzaamheid te integreren in je facilitatorrol, kun je een positieve impact hebben op het milieu en tegelijkertijd ook weer jouw deelnemers inspireren om bewuster om te gaan met materialen tijdens bijeenkomsten en evenementen.
Meer posts
Share by: