Effectiever vergaderen
Bij de meeste mensen roept het woord ‘vergadering’ geen vrolijke stemming op. In het polderende Nederland wordt vaak en lang vergaderd. In de meeste gevallen op een traditionele manier. Sterker nog, bij veel organisaties is er een ware wildgroei ontstaan. Ook wij ervaren regelmatig het effect van saaie meetings waar het gewenste resultaat bij lange na niet gehaald wordt. Met als gevolg ongemotiveerde deelnemers, onbehandelde agendapunten en afspraken zonder heldere opvolging. En hoe vaak zitten we niet in een vergadering waarbij te lang over onderwerpen wordt doorgepraat of waar bekende standpunten alsmaar worden herhaald? Overleggen die uren duren terwijl de agendapunten in een half uur besproken had kunnen worden. Kortom, je vraagt je na 5 minuten al af: “Waarom ben ik hier?” Wij denken dat je daar zelf wat aan kunt doen. In dit blog een aantal van onze tips
Als de effectiviteit van een vergadering te wensen overlaat, is dit vaak omdat te veel mensen mee vergaderen, deelnemers de vergaderregels niet kennen of niet hanteren of de voorzitter de vergadering niet goed leidt. Of omdat het onvoldoende duidelijk is waarover wel, en vooral ook, waarover niet wordt vergaderd. Tijdens een goed georganiseerde vergadering worden alle deelnemers gestimuleerd om een bijdrage te leveren.
Dit kun je doen ter voorbereiding:
1. Een risico van vooral online werken is dat het onpersoonlijker voelt. Zorg er dus voor dat je niet alleen zo efficiënt mogelijk probeert te vergaderen. Plan tijd in om eerst even met elkaar bij te praten of een korte ‘check-in’ te doen.
2. Vaak kan een deel van het benodigde werk al gedaan worden voorafgaand aan de vergadering. Zo neem je zo min mogelijk tijd in beslag van de totale groep. Stuur relevante stukken vooraf op, inclusief een uitleg van wat je verwacht van de deelnemers. Lees je in en stel dringende vragen van tevoren. Formuleer alvast een voorstel en zorg voor een duidelijke vraagstelling. Zo kun je tijdens het overleg zo snel mogelijk ter zake komen.
3. Nodig deelnemers uit die bereid zijn om een actieve bijdrage te leveren. Vergeet daarbij niet de mensen van binnen of buiten de organisatie, die echt anders kijken én denken. Juist daar zitten de onverwachte oplossingen. Probeer in ieder geval zo min mogelijk ‘politiek correcte’ uitnodigingen te versturen. Nodig alleen mensen uit die onmisbaar zijn voor het behalen van het doel van de vergadering.
4. Moedig de deelnemers aan zich voor te bereiden op de vergadering. Als deelnemers niet weten wat hun rol is, worden zij inactieve toehoorders of zijn ze juist nadrukkelijk aanwezig door (te) veel aan het woord te zijn over niet-relevante onderwerpen. Informeer daarom de deelnemers vooraf.
5. Organiseer de vergadering alsof het een feestje is. Bij een fysieke bijeenkomst kun je denken aan een prettige ruimte, een beamer, creatieve materialen, (lekkere) koffie en thee en eventueel lunch of wat lekkers. Bij een online vergadering is het belangrijk om te zorgen dat alle digitale tools die je gaat gebruiken klaar staan. Als de presentatie tijdens de vergadering nog opgestart moet worden, dan verliest iedereen kostbare tijd.
Meer weten? Bestel ons e-boekje ‘stapel op vergaderen’
Of gebruik de vergaderkubus
eens.
Stel je eens voor: een vergaderruimte boordevol met mensen van alle rangen en standen binnen de organisatie. Elk met hun eigen unieke persoonlijkheid. Als facilitator staan wij vaak voor dit soort groepen, met een waar circus aan persoonlijkheden. Bij studio stapelgoed proberen we tijdens een sessie om al die stukjes samen te brengen tot een geheel. Van sprankelende extraverten tot bedachtzame introverten, van degenen die met open armen elke uitdaging aangaan tot degenen die liever op de achtergrond blijven. Het is voor ons als een kleurrijk mozaïek waarbij elke deelnemer een uniek stukje vormt. Dit maakt iedere bijeenkomst een avontuur op zich.
Future search is een door Marvin Weisbord en Sandra Janoff ontwikkelde large scale intervention om met een grote groep mensen in enkele dagen tot een toekomstvisie en een bijbehorend actieplan te komen. Daarbij worden creatieve methoden gebruikt om de deelnemers te stimuleren om bekende denkpatronen en dominante aannames los te laten en 'met nieuwe ogen' naar mogelijkheden te zoeken. In de blog leggen we je uit hoe future search nu precies werkt.
Bij studio stapelgoed zijn we altijd op zoek naar leuke vergaderlocaties. Noord-Holland biedt wat ons betreft een schat aan inspirerende ruimtes. We nemen je daarom in dit blog mee op een reis langs pittoreske steden en schilderachtige kustplaatsen, naar onconventionele vergaderplekken die jouw bijeenkomst onvergetelijk zullen maken.
In de wereld van idee-ontwikkeling heeft de methode van het "roasten" zich bewezen als een krachtige turbo-booster, waarmee je plannen in slechts 2 uur tijd aanzienlijk verder brengt. Deze aanpak, gericht op het leren van kritiek, het ontwikkelen van oplossingen en het vergroten van verbinding en draagvlak. Roasten is eigenlijk grappig kritiek leveren op iemand, vaak met een humoristische twist. Het doel is niet om iemand echt te kwetsen, maar eerder om lichtvoetig plagerig te zijn. Het draait om slimme opmerkingen en een speelse houding, maar het is belangrijk om grenzen te respecteren en niet te ver te gaan. In dit blog leggen we uit hoe je het roasten kunt toepassen tijdens een bijeenkomst.
Het moment van het voorstelrondje, een labyrint van nieuwe namen en gezichten. Hoe vaak heb je niet geprobeerd ze te onthouden, om ze slechts een paar seconden later kwijt te zijn? Het is een uitdaging die velen van ons kennen. Maar vrees niet, bij studio stapelgoed zijn we er ingedoken en hebben een stapel handige trucs ontdekt om voortaan de namen makkelijker te onthouden.
Het is niet altijd eenvoudig om met een groep deelnemers snel én democratisch een beslissing te nemen, laat staan om iedereen tevreden te laten zijn met de uitkomst. Toch wil je zoveel mogelijk draagvlak voor de uitkomst, want dat helpt bij het vervolg. Wij zetten hiervoor geregeld dot voting in.
In dit blog delen we weer een stapel creatieve werkvormen om de check-in tijdens jouw bijeenkomsten of vergaderingen te verlevendigen. Want wij geloven dat deze eenvoudige en effectieve activiteiten een positieve impact kunnen hebben op de sfeer tijdens sessies.
Bij studio stapelgoed geloven we sterk in het bevorderen van een positieve werksfeer en het zorgen voor verbinding en werkplezier. Een van de manieren waarop we dit doen, is door het vieren van speciale gelegenheden, en Sinterklaas is daarbij geen uitzondering! In dit blog delen we enkele sprankelende werkvormen waarmee je de komende dagen jouw collega's kunt verrassen en een onvergetelijke viering van Sinterklaas op de werkvloer kunt organiseren.
In de wereld van vergaderingen en bijeenkomsten is er soms behoefte aan iemand die de touwtjes in handen neemt, vooral als je als team of leidinggevende niet in de spagaat van het managen van het proces en inhoudelijk bijdragen terecht wilt komen. In zulke situaties is het waardevol, zo niet noodzakelijk, om een professionele facilitator in te schakelen. Faciliteren is een speciale vaardigheid en kan aanzienlijk bijdragen aan het soepel verlopen van vergaderingen en bijeenkomsten. In dit blog leggen we uit wat de rol van een facilitator nu precies inhoudt en waarom het zo belangrijk is.
Het gebruik van duurzame materialen tijdens vergaderingen en brainstormbijeenkomsten kan ons helpen om de ecologische voetafdruk te verkleinen en bij te dragen aan een meer milieubewuste aanpak. Bij studio stapelgoed hebben we daarom de afgelopen tijd kritisch gekeken naar alle spullen die we gebruiken en naar hoe we onze sessies organiseren. En nu doen we een aantal dingen echt anders. In dit blog delen we onze tips met je. Want door duurzaamheid te integreren in je facilitatorrol, kun je een positieve impact hebben op het milieu en tegelijkertijd ook weer jouw deelnemers inspireren om bewuster om te gaan met materialen tijdens bijeenkomsten en evenementen.