Verleid je deelnemers met teasers
Organiseer je een belangrijke grote bijeenkomst en wil je je deelnemers enthousiasmeren? Kies dan voor een goed geregisseerde aanloop gevuld met leuke teasers. Een teaser is een boodschap bedoeld om de nieuwsgierigheid te prikkelen. Het ‘verleiden’ van je deelnemers helpt om de deelname aan jouw bijeenkomst zo groot mogelijk te laten zijn. Wij verzamelden tips en voorbeelden van alles wat je kunt doen in de weken voorafgaand aan jouw bijeenkomst.
Het uiteindelijke doel is natuurlijk het overbrengen van de inhoudelijke boodschap van je bijeenkomst, het creëren van voorpret én het zorgen dat je deelnemers graag aanwezig willen zijn. Je hoeft onderstaande tips dus ook niet allemaal toe te passen. Haal er uit wat voor jouw doelgroep goed werkt. Het is vooral van belang dat er in de aanloop naar jouw bijeenkomst alvast een soort 'hartslag' ontstaat.
Algemene tips voor de opbouw :
- Kies voor de bijeenkomst voor een aansprekend thema en aansluitend programma waaruit blijkt wat de waarde is voor iedere individuele deelnemer. Maak het relevant!
- Zorg dat het in de agenda’s past. Stem de duur en het moment af op de agenda van je genodigden. Kies de juiste locatie met goede parkeergelegenheid en bereikbaarheid.
- Gebruik al je communicatiemogelijkheden om je bijeenkomst vooraf tot leven te brengen.
- Zorg voor een duidelijk verwachtingsmanagement.
- Zorg dat als je meerdere teasers inzet, waarmee je steeds meer prijsgeeft.
- Als je dan eindelijk het hele programma presenteert, zorg dat je dan goede en complete informatie geeft.
- Creëer de juiste sfeer qua toon en vormgeving. Neem de tijd om een duidelijke en prikkelende titel en bijbehorend beeld te bedenken.
- Gebruik geen lange verhalen, communiceer bondig en to-the-point. Als je toch meer woorden nodig hebt, start dan met een goede samenvatting bovenaan. Zorg dat je je deelnemers raakt, gebruik een goede combinatie van ratio en emotie.
Tien interessante momenten om een teaser in te zetten:
- Stuur een save-the-date zonder duidelijk te maken wie de afzender is.
- Benader een paar genodigden voor een brainstorm over het programma.
- Verzend nu de uitnodiging met meer informatie over de tijden, locatie en het thema.
- Tijd om aan te melden. Kan dit via outlook of anders? Kunnen de deelnemers zien wie zich nog meer hebben aangemeld? Wat voor bevestiging krijgen de deelnemers?
- Bij de inschrijving kun je deelnemers vragen wanneer hun deelname voor hen een succes is geweest. De antwoorden kun je gebruiken om het programma beter af te stemmen op individuele verwachtingen. Je kunt genodigden vooraf laten stemmen over het onderwerp of over de spreker. Bij het aanmelden voor een borrel kun je deelnemers laten stemmen wat de welkomst cocktail of de muziekstijl moet worden.
- Maak in de aanloop elke week één spreker/programmaonderdeel bekend.
- Stuur vooraf ook eens een grapje. Zo breng je iedereen in de stemming.
- Verbind deelnemers vooraf met elkaar. Een Facebook-groep of een App kun je inzetten als dynamische gastenlijst. Genodigden kunnen vooraf al contact met elkaar leggen. Het vergt tijd en energie om dit goed aan te jagen.
- Benoem de bijeenkomst vooral op elk moment dat je de kans krijgt: in persoonlijke ontmoetingen en telefoontjes.
- Nodig deelnemers persoonlijk uit om deel te nemen.
Stel je eens voor: een vergaderruimte boordevol met mensen van alle rangen en standen binnen de organisatie. Elk met hun eigen unieke persoonlijkheid. Als facilitator staan wij vaak voor dit soort groepen, met een waar circus aan persoonlijkheden. Bij studio stapelgoed proberen we tijdens een sessie om al die stukjes samen te brengen tot een geheel. Van sprankelende extraverten tot bedachtzame introverten, van degenen die met open armen elke uitdaging aangaan tot degenen die liever op de achtergrond blijven. Het is voor ons als een kleurrijk mozaïek waarbij elke deelnemer een uniek stukje vormt. Dit maakt iedere bijeenkomst een avontuur op zich.
Future search is een door Marvin Weisbord en Sandra Janoff ontwikkelde large scale intervention om met een grote groep mensen in enkele dagen tot een toekomstvisie en een bijbehorend actieplan te komen. Daarbij worden creatieve methoden gebruikt om de deelnemers te stimuleren om bekende denkpatronen en dominante aannames los te laten en 'met nieuwe ogen' naar mogelijkheden te zoeken. In de blog leggen we je uit hoe future search nu precies werkt.
Bij studio stapelgoed zijn we altijd op zoek naar leuke vergaderlocaties. Noord-Holland biedt wat ons betreft een schat aan inspirerende ruimtes. We nemen je daarom in dit blog mee op een reis langs pittoreske steden en schilderachtige kustplaatsen, naar onconventionele vergaderplekken die jouw bijeenkomst onvergetelijk zullen maken.
In de wereld van idee-ontwikkeling heeft de methode van het "roasten" zich bewezen als een krachtige turbo-booster, waarmee je plannen in slechts 2 uur tijd aanzienlijk verder brengt. Deze aanpak, gericht op het leren van kritiek, het ontwikkelen van oplossingen en het vergroten van verbinding en draagvlak. Roasten is eigenlijk grappig kritiek leveren op iemand, vaak met een humoristische twist. Het doel is niet om iemand echt te kwetsen, maar eerder om lichtvoetig plagerig te zijn. Het draait om slimme opmerkingen en een speelse houding, maar het is belangrijk om grenzen te respecteren en niet te ver te gaan. In dit blog leggen we uit hoe je het roasten kunt toepassen tijdens een bijeenkomst.
Het moment van het voorstelrondje, een labyrint van nieuwe namen en gezichten. Hoe vaak heb je niet geprobeerd ze te onthouden, om ze slechts een paar seconden later kwijt te zijn? Het is een uitdaging die velen van ons kennen. Maar vrees niet, bij studio stapelgoed zijn we er ingedoken en hebben een stapel handige trucs ontdekt om voortaan de namen makkelijker te onthouden.
Het is niet altijd eenvoudig om met een groep deelnemers snel én democratisch een beslissing te nemen, laat staan om iedereen tevreden te laten zijn met de uitkomst. Toch wil je zoveel mogelijk draagvlak voor de uitkomst, want dat helpt bij het vervolg. Wij zetten hiervoor geregeld dot voting in.
In dit blog delen we weer een stapel creatieve werkvormen om de check-in tijdens jouw bijeenkomsten of vergaderingen te verlevendigen. Want wij geloven dat deze eenvoudige en effectieve activiteiten een positieve impact kunnen hebben op de sfeer tijdens sessies.
Bij studio stapelgoed geloven we sterk in het bevorderen van een positieve werksfeer en het zorgen voor verbinding en werkplezier. Een van de manieren waarop we dit doen, is door het vieren van speciale gelegenheden, en Sinterklaas is daarbij geen uitzondering! In dit blog delen we enkele sprankelende werkvormen waarmee je de komende dagen jouw collega's kunt verrassen en een onvergetelijke viering van Sinterklaas op de werkvloer kunt organiseren.
In de wereld van vergaderingen en bijeenkomsten is er soms behoefte aan iemand die de touwtjes in handen neemt, vooral als je als team of leidinggevende niet in de spagaat van het managen van het proces en inhoudelijk bijdragen terecht wilt komen. In zulke situaties is het waardevol, zo niet noodzakelijk, om een professionele facilitator in te schakelen. Faciliteren is een speciale vaardigheid en kan aanzienlijk bijdragen aan het soepel verlopen van vergaderingen en bijeenkomsten. In dit blog leggen we uit wat de rol van een facilitator nu precies inhoudt en waarom het zo belangrijk is.
Het gebruik van duurzame materialen tijdens vergaderingen en brainstormbijeenkomsten kan ons helpen om de ecologische voetafdruk te verkleinen en bij te dragen aan een meer milieubewuste aanpak. Bij studio stapelgoed hebben we daarom de afgelopen tijd kritisch gekeken naar alle spullen die we gebruiken en naar hoe we onze sessies organiseren. En nu doen we een aantal dingen echt anders. In dit blog delen we onze tips met je. Want door duurzaamheid te integreren in je facilitatorrol, kun je een positieve impact hebben op het milieu en tegelijkertijd ook weer jouw deelnemers inspireren om bewuster om te gaan met materialen tijdens bijeenkomsten en evenementen.