• De tekst sluit beter aan bij de informatiebehoefte van de lezer.
• De belangrijkste informatie staat bovenaan: zo kan de lezer in een paar stappen de tekst scannen.
• De opbouw is heel direct en maakt snel inzichtelijk waar conclusies of adviezen op zijn gebaseerd. 
• Piramidale teksten zijn doorgaans korter: dat scheelt tijd bij zowel het schrijven als het lezen.

Er is een mismatch ontstaan tussen traditioneel geschreven teksten en onze moderne manier van lezen. De meeste beleidstukken, annotaties en rapporten worden nog ‘old school’ in elkaar gezet. Volgens een klassieke opbouw met heel veel woorden. Vaak zijn het teksten die starten met een flinke aanloop waarin de schrijver laat zien hoe veel hij of zij weet over het onderwerp, met wie en wat er rekening is gehouden en wat de historie is van het dossier.

Dat terwijl de hedendaagse lezer steeds sneller door teksten wil gaan, op zoek naar relevante informatie. Anno 2020 starten veel van ons met de kop, lezen we de eerste regels onder die kop en vervolgens scannen we de tekst daarna. Waarbij vooral naar de tussenkoppen en de eerste regels onder die tussenkop wordt gekeken. Als er niet snel genoeg een antwoord op onze vraag komt, dan is de aandacht weg. Bij online teksten gaat dit proces nog sneller.

Het belangrijkste uitgangspunt is dat je schrijft vanuit de informatiebehoefte van je publiek in plaats vanuit je eigen kennis, positie en denkproces. Begin daarom niet meteen in volle overtuiging te rammelen op je toetsenbord. Bedenk eerst eens wie je lezerspubliek is. Wat is het probleem en welke oplossing is er gevonden? Als je dit helder hebt, maak je een plan. Hierin beschrijf je in korte steekwoorden de verschillende onderdelen van je tekst gebaseerd op de behoefte van je lezers. Je kunt de piramidestructuur in je tekst aanbrengen met behulp van een aantal W's: wie, wat, waar, waarom, wanneer en op welke wijze. Je zou het structureren overigens ook met post-its kunnen doen. Dat maakt het schuiven met de diverse tekstdelen nog makkelijker.  

Nu ga je daadwerkelijk aan de slag met schrijven. Zorg dat je de informatie in een kernachtige structuur aanbiedt. De gelaagdheid van beknopt tot uitgebreid bepaal je op basis van belangrijkheid. Het belangrijkste komt eerst, namelijk de antwoorden op de vragen van je lezers. Uitgebreidere informatie ondersteunt daarna als onderbouwing, nuancering of uitwerking. Zelfs als een lezer halverwege afhaakt, heeft hij of zij bij een piramidale tekst toch de essentie meegekregen en is er antwoord gegeven op de meest dringende vragen.

Je vraagt je misschien af of je al je teksten via deze techniek moet schrijven. Nee hoor. Hoewel het voor een lezer altijd prettig is dat je snel tot de kern komt, is het piramideprincipe vooral geschikt voor teksten waarbij je een aanbeveling doet of een conclusie trekt. Het werkt ook prima bij e-mails, PowerPoint-presentaties, rapporten en blogs. Je past het op verschillende niveaus in de tekst toe. Een rapport kan als geheel piramidaal zijn opgebouwd, maar ook de hoofdstukken, paragrafen en alinea’s kun je zo organiseren.

Eline Janssen en Marita van Rijssen schreven het handige boekje ‘De kracht van het piramideprincipe’. Hun stelling is dat als je als schrijver impact wilt hebben met je tekst, je moet inspelen op het veranderde leesgedrag. Zij werden geïnspireerd door de Amerikaanse Barbara Minto. Zij beschreef jaren terug al in haar boek ‘The Pyramid Principle. Logic in Writing and Thinking’ dit handig instrument om gedachten en feiten zo te structureren dat een tekst zo overtuigend mogelijk wordt. Haar belangrijkste idee is: Bottom Line upfront. Eerst de kernboodschap, daarna de uitleg. Dit leidt volgens Minto tot teksten die voor de lezer efficiënter zijn dan andere: beter te volgen, korter, en met duidelijkere aanwijzingen op basis waarvan de lezer diens leesstrategie kan aanpassen. 

Deze schrijfvorm wordt overigens ook veel gebruikt in de journalistiek: het belangrijkste nieuws staat bovenaan, de details staan aan het eind. Zo kan bij de eindredactie het artikel alsnog van onderaf ingekort worden. Journalisten noemen dit ‘oprolbaar schrijven’.

Hopelijk is dit een mooi begin want bewustwording is het halve werk. Wil je meer weten of leren? Dan is het boek van Eline en Marita een aanrader. Ook kun je allerlei trainingen volgen waarbij je daadwerkelijk aan de slag gaat met het anders opbouwen van je teksten.