In 7 stappen een stapelgoed programma

Het organiseren van een (grote) bijeenkomst kost vaak tijd en geld. Je hebt veel deelnemers uitgenodigd. Er zijn misschien wel sprekers, panels, presentaties of workshops. Je regelt een mooie ruimte, goede catering en misschien zelfs een borrel achteraf. Na al die inspanningen wil je natuurlijk ook dat jouw deelnemers vol inspiratie en energie de sessie verlaten. Hoe zorg je daar nu voor? Studio stapelgoed verzamelde 8 tips voor het maken van het perfecte programma voor een succesvolle sessie!


Stel je voor: je bent gevraagd om een bijeenkomst te organiseren. Super! Maar hoe pak je dat aan? De onderstaande tips helpen je om een leuk en effectief programma te formuleren.

1. Bepaal het doel. Een bijeenkomst kan veel opleveren maar een realistische kijk op het aantal haalbare doelen is wel belangrijk. Liever één doel goed bereiken dan veel doelen maar half. Hoe scherper je het doel van het programma helder hebt, hoe beter je een inspirerend programma kunt ontwerpen. Bedenk daarom welke kennis of vaardigheden echt moeten blijven hangen en welk gevoel moeten de deelnemers gedurende de sessie krijgen. Kortom, wat is de WHY van deze bijeenkomst? Een leuke werkvorm om het resultaat te visualiseren vanuit het perspectief van de deelnemers gaat zo. Vul de volgende zin aan: dankzij deze bijeenkomst kan ik… of snap ik… of ben ik me bewust van…

2. Bedenk wie je doelgroep is. Wie zijn je deelnemers? Wat kenmerkt hen als groep? Zijn het mannen of vrouwen? Hoe jong of oud zijn ze? Hoe is de aanloop naar deze bijeenkomst voor hen geweest? 
Een leuke werkvorm om je doelgroep nog scherper te krijgen is: maak een of meerdere persona’s door je deelnemers te tekenen, uiteraard met hun specifieke kenmerken en uitspraken. 

3. Bedenk hoe lang de bijeenkomst zou moeten duren om je doel te bereiken. Kies vervolgens voor een dag en tijdstip waarop veel deelnemers aanwezig kunnen zijn.

4. Begin met een brainstorm over het programma en de onderdelen daarvan. Plak bijvoorbeeld sticky notes met ideeën op een groot vel papier. Schuif met de elementen tot je een eerste concept van het programma hebt. Denk hierbij goed na over de ‘flow’ van de dag. Is het dagritme wat de deelnemers doorlopen een logisch geheel?

5. Bekijk welke en hoeveel werkvormen je helpen bij het bereiken van je doel, zowel inhoudelijk als qua sfeer. Werkvormen zijn vaak opgedeeld in clusters zoals: kennis delen; discussiëren; brainstormen; informeren; vaardigheid leren etc. Zorg in ieder geval voor variatie en energie. Een ideaal programma bevat voldoende ruimte om iets over te brengen én iets los te maken bij de deelnemers. Vergeet niet om ook tijd te reserveren voor een check-in, energizers, pauzes en een check-out.

6. Maak nu een eerste versie van het programma en deel dit met het organisatieteam. Bespreek de opzet samen en maak op basis van alle feedback een volgende meer gedetailleerde versie. Check nog eens het doel. Ben je niet stiekem tussendoor uit de bocht gevlogen? Heb je er misschien iets bij verzonnen wat ‘ook echt wel leuk is om te delen? Wees kritisch en 'kill your darlings'. Dat is dé manier om een informatie overload bij je deelnemers te voorkomen.

7. Werk het programma uit in een concreet sessieplan of draaiboek met alle praktische informatie zoals: tijden, benodigdheden, taakverdeling en werkvorm instructies. Wil je meer lezen over hoe je een draaiboek of sessieplan voor jouw bijeenkomst maakt? Klik dan hier.

Nu ben je klaar om aan de slag te gaan met alle praktische voorbereidingen!

Wil je een handige checklist voor tijdens het vormgeven van je programma? Klik dan hieronder op bestand downloaden. 
Bestand downloaden
door info 23 apr., 2024
Stel je eens voor: een vergaderruimte boordevol met mensen van alle rangen en standen binnen de organisatie. Elk met hun eigen unieke persoonlijkheid. Als facilitator staan wij vaak voor dit soort groepen, met een waar circus aan persoonlijkheden. Bij studio stapelgoed proberen we tijdens een sessie om al die stukjes samen te brengen tot een geheel. Van sprankelende extraverten tot bedachtzame introverten, van degenen die met open armen elke uitdaging aangaan tot degenen die liever op de achtergrond blijven. Het is voor ons als een kleurrijk mozaïek waarbij elke deelnemer een uniek stukje vormt. Dit maakt iedere bijeenkomst een avontuur op zich.
door studio stapelgoed 12 feb., 2024
Future search is een door Marvin Weisbord en Sandra Janoff ontwikkelde large scale intervention om met een grote groep mensen in enkele dagen tot een toekomstvisie en een bijbehorend actieplan te komen. Daarbij worden creatieve methoden gebruikt om de deelnemers te stimuleren om bekende denkpatronen en dominante aannames los te laten en 'met nieuwe ogen' naar mogelijkheden te zoeken. In de blog leggen we je uit hoe future search nu precies werkt.
door studio stapelgoed 05 feb., 2024
Bij studio stapelgoed zijn we altijd op zoek naar leuke vergaderlocaties. Noord-Holland biedt wat ons betreft een schat aan inspirerende ruimtes. We nemen je daarom in dit blog mee op een reis langs pittoreske steden en schilderachtige kustplaatsen, naar onconventionele vergaderplekken die jouw bijeenkomst onvergetelijk zullen maken.
22 jan., 2024
In de wereld van idee-ontwikkeling heeft de methode van het "roasten" zich bewezen als een krachtige turbo-booster, waarmee je plannen in slechts 2 uur tijd aanzienlijk verder brengt. Deze aanpak, gericht op het leren van kritiek, het ontwikkelen van oplossingen en het vergroten van verbinding en draagvlak. Roasten is eigenlijk grappig kritiek leveren op iemand, vaak met een humoristische twist. Het doel is niet om iemand echt te kwetsen, maar eerder om lichtvoetig plagerig te zijn. Het draait om slimme opmerkingen en een speelse houding, maar het is belangrijk om grenzen te respecteren en niet te ver te gaan. In dit blog leggen we uit hoe je het roasten kunt toepassen tijdens een bijeenkomst.
door info 18 jan., 2024
Het moment van het voorstelrondje, een labyrint van nieuwe namen en gezichten. Hoe vaak heb je niet geprobeerd ze te onthouden, om ze slechts een paar seconden later kwijt te zijn? Het is een uitdaging die velen van ons kennen. Maar vrees niet, bij studio stapelgoed zijn we er ingedoken en hebben een stapel handige trucs ontdekt om voortaan de namen makkelijker te onthouden.
door studio stapelgoed 09 dec., 2023
Het is niet altijd eenvoudig om met een groep deelnemers snel én democratisch een beslissing te nemen, laat staan om iedereen tevreden te laten zijn met de uitkomst. Toch wil je zoveel mogelijk draagvlak voor de uitkomst, want dat helpt bij het vervolg. Wij zetten hiervoor geregeld dot voting in.
door studio stapelgoed 09 dec., 2023
In dit blog delen we weer een stapel creatieve werkvormen om de check-in tijdens jouw bijeenkomsten of vergaderingen te verlevendigen. Want wij geloven dat deze eenvoudige en effectieve activiteiten een positieve impact kunnen hebben op de sfeer tijdens sessies.
door studio stapelgoed 23 nov., 2023
Bij studio stapelgoed geloven we sterk in het bevorderen van een positieve werksfeer en het zorgen voor verbinding en werkplezier. Een van de manieren waarop we dit doen, is door het vieren van speciale gelegenheden, en Sinterklaas is daarbij geen uitzondering! In dit blog delen we enkele sprankelende werkvormen waarmee je de komende dagen jouw collega's kunt verrassen en een onvergetelijke viering van Sinterklaas op de werkvloer kunt organiseren.
door stapelgoed 13 nov., 2023
In de wereld van vergaderingen en bijeenkomsten is er soms behoefte aan iemand die de touwtjes in handen neemt, vooral als je als team of leidinggevende niet in de spagaat van het managen van het proces en inhoudelijk bijdragen terecht wilt komen. In zulke situaties is het waardevol, zo niet noodzakelijk, om een professionele facilitator in te schakelen. Faciliteren is een speciale vaardigheid en kan aanzienlijk bijdragen aan het soepel verlopen van vergaderingen en bijeenkomsten. In dit blog leggen we uit wat de rol van een facilitator nu precies inhoudt en waarom het zo belangrijk is.
door info 08 nov., 2023
Het gebruik van duurzame materialen tijdens vergaderingen en brainstormbijeenkomsten kan ons helpen om de ecologische voetafdruk te verkleinen en bij te dragen aan een meer milieubewuste aanpak. Bij studio stapelgoed hebben we daarom de afgelopen tijd kritisch gekeken naar alle spullen die we gebruiken en naar hoe we onze sessies organiseren. En nu doen we een aantal dingen echt anders. In dit blog delen we onze tips met je. Want door duurzaamheid te integreren in je facilitatorrol, kun je een positieve impact hebben op het milieu en tegelijkertijd ook weer jouw deelnemers inspireren om bewuster om te gaan met materialen tijdens bijeenkomsten en evenementen.
Meer posts
Share by: