Opgavegericht werken; hoe werkvormen hierbij helpen!
Op dit moment zijn veel publieke organisaties bezig met ‘opgavegericht werken’ of ‘werken vanuit de bedoeling’. Ze doen dit vanuit de intentie om beter aan te sluiten op wat er speelt in de samenleving en om zo hun maatschappelijke meerwaarde te laten zien. Opgavegericht werken gaat over snel, adaptief en in samenhang werken zonder belemmerd te worden door denken in kolommen of paarse krokodillen. Waarbij de maatschappelijke vraagstukken centraal staan en iedereen ingezet wordt op basis van expertise en talent. In dit blog leggen we het concept kort uit en geven we een aantal tips over hoe je werkvormen kunt inzetten bij de transitie naar opgavegericht werken.
Opgavegerichte manier van werken
Het ligt voor de hand: bij deze manier van werken draait alles om de opgave. Maar wat is dan precies een opgave? Een opgave is een complexe, meervoudige en grensoverstijgende uitdaging, die de samenleving raakt en vraagt om een verandering. Tot stand gebracht in samenwerking met alle partijen.
In toenemende mate zijn maatschappelijke opgaves zo complex, dat het niet binnen de huidige organisatiegrenzen opgepakt kan worden. Nu zijn we met elkaar gewend om ons werk op te breken in duidelijke taken, verdeeld over teams, afdelingen of kolommen. Ieder werkt aan het eigen deel. Met als risico dat hierdoor het zicht op het hele plaatje verdwijnt en de oorspronkelijke bedoeling van het werk uit het oog wordt verloren. Opgavegericht werken vraagt dus om een nieuwe bredere blik en dito aanpak, waarbij de focus ligt op het grote perspectief.
Hoe doe je dat?
Bij een opgavegerichte werkwijze begin je dus bij de opgave, bij wat je samen wilt bereiken. Als dat duidelijk is, zoek je daar de juiste mensen - die je nodig zijn om het doel te behalen - bij. Je kunt het startproces grofweg verdelen in drie stappen:
- De opgave: Het begint bij het beschrijven van de opgave en het formuleren van de essentie van deze opgave. Het goed formuleren is een best lastige klus maar het is cruciaal voor het verdere verloop. Het geeft de opdrachtgever en teamleden richting en beschrijft het fundament onder de samenwerking.
- Het team: het samenwerken aan een opgave doe je in een multidisciplinair opgaveteam. In dit team zijn de benodigde rollen, talenten en mandaten vertegenwoordigd. Iedere partij met een belang bij of bijdrage aan de opgave zou hierbij aangesloten moeten zijn.
- De aanpak: de opgave is in ‘the lead’ en het opgaveteam richt zich op alles wat bijdraagt aan de realisatie van de opgave. Het team maakt meetbaar hoe deze realisatie verloopt. Waarbij het contact met het probleem of de probleemhouder essentieel is.
Tips
Bij studio stapelgoed zijn we natuurlijk fan van energieke werkvormen. Juist bij de opbouw van een opgavegericht team kun je heel goed diverse werkvormen inzetten. We zetten het voor je op een rijtje:
- Opgavegericht werken zet samenwerken richting het gezamenlijk het doel en maatschappelijk belang centraal. Dit vraagt om sterke teamvorming en ondergeschiktheid van het individuele belang. Gezamenlijk werken aan een opgave verloopt daarom in het begin soms moeizaam. Iedereen zoekt naar een manier om de nieuwe rol en positie in te vullen. Vaak speelt er tegelijkertijd de vraag van verbinding: Wie is mijn team en bij wie hoor ik eigenlijk? Investeer daarom in werkvormen die de teamvorming stimuleren. Begin meetings met kennismakers of ijsbrekers waarmee je elkaar als persoon én collega beter leert kennen.
- Als je een team vormt rond een opgave, dan zitten er per definitie teamleden aan tafel vanuit verschillende expertises en achtergronden. De eerste stap is dan zorgen dat iedereen helder heeft wat het gezamenlijke doel is: wat willen we samen bereiken? Wat is onze ambitie? Organiseer een brainstormsessie waarin je samen uitwerkt wat de opgave inhoudt en wat jullie gezamenlijke doel is. Inspiratie vind je in stapel op brainstormen
- Sta geregeld stil bij de successen door expliciet te maken wat er goed gaat en vier wat het team bereikt en geleerd heeft. Evalueer: Hoe doen we het samen? Welke voorgang maken we? Retrospectieve werkvormen kunnen hier een inspiratiebron voor zijn. En lees ook eens ons blog over complimenten.
- Om ieders talent en expertise aan bod te laten komen, moet daar wel ruimte voor zijn. Dat betekent open vragen stellen, elkaar uit laten praten en de belangen en de bijdrage van ieder teamlid waarderen. Faciliterend leiderschap zorgt voor een veilige omgeving waar iedereen zich kan uitspreken en men elkaar kan vertrouwen. Wij zetten hier ook tools voor in zoals de vergaderformule.
- Het is belangrijk dat leidinggevenden helderheid over doelen geven, ruimte bieden aan de professionals en de onderlinge samenwerking stimuleren. Kortom, minder hiërarchie, meer zelfsturing en in verbinding. Feedback geven en ontvangen, scherper zijn naar elkaar, maar met behoud van de relatie. Check-outs waarin specifiek ruimte zit om elkaar feedback te geven ondersteunen hierbij.
Stel je eens voor: een vergaderruimte boordevol met mensen van alle rangen en standen binnen de organisatie. Elk met hun eigen unieke persoonlijkheid. Als facilitator staan wij vaak voor dit soort groepen, met een waar circus aan persoonlijkheden. Bij studio stapelgoed proberen we tijdens een sessie om al die stukjes samen te brengen tot een geheel. Van sprankelende extraverten tot bedachtzame introverten, van degenen die met open armen elke uitdaging aangaan tot degenen die liever op de achtergrond blijven. Het is voor ons als een kleurrijk mozaïek waarbij elke deelnemer een uniek stukje vormt. Dit maakt iedere bijeenkomst een avontuur op zich.
Future search is een door Marvin Weisbord en Sandra Janoff ontwikkelde large scale intervention om met een grote groep mensen in enkele dagen tot een toekomstvisie en een bijbehorend actieplan te komen. Daarbij worden creatieve methoden gebruikt om de deelnemers te stimuleren om bekende denkpatronen en dominante aannames los te laten en 'met nieuwe ogen' naar mogelijkheden te zoeken. In de blog leggen we je uit hoe future search nu precies werkt.
Bij studio stapelgoed zijn we altijd op zoek naar leuke vergaderlocaties. Noord-Holland biedt wat ons betreft een schat aan inspirerende ruimtes. We nemen je daarom in dit blog mee op een reis langs pittoreske steden en schilderachtige kustplaatsen, naar onconventionele vergaderplekken die jouw bijeenkomst onvergetelijk zullen maken.
In de wereld van idee-ontwikkeling heeft de methode van het "roasten" zich bewezen als een krachtige turbo-booster, waarmee je plannen in slechts 2 uur tijd aanzienlijk verder brengt. Deze aanpak, gericht op het leren van kritiek, het ontwikkelen van oplossingen en het vergroten van verbinding en draagvlak. Roasten is eigenlijk grappig kritiek leveren op iemand, vaak met een humoristische twist. Het doel is niet om iemand echt te kwetsen, maar eerder om lichtvoetig plagerig te zijn. Het draait om slimme opmerkingen en een speelse houding, maar het is belangrijk om grenzen te respecteren en niet te ver te gaan. In dit blog leggen we uit hoe je het roasten kunt toepassen tijdens een bijeenkomst.
Het moment van het voorstelrondje, een labyrint van nieuwe namen en gezichten. Hoe vaak heb je niet geprobeerd ze te onthouden, om ze slechts een paar seconden later kwijt te zijn? Het is een uitdaging die velen van ons kennen. Maar vrees niet, bij studio stapelgoed zijn we er ingedoken en hebben een stapel handige trucs ontdekt om voortaan de namen makkelijker te onthouden.
Het is niet altijd eenvoudig om met een groep deelnemers snel én democratisch een beslissing te nemen, laat staan om iedereen tevreden te laten zijn met de uitkomst. Toch wil je zoveel mogelijk draagvlak voor de uitkomst, want dat helpt bij het vervolg. Wij zetten hiervoor geregeld dot voting in.
In dit blog delen we weer een stapel creatieve werkvormen om de check-in tijdens jouw bijeenkomsten of vergaderingen te verlevendigen. Want wij geloven dat deze eenvoudige en effectieve activiteiten een positieve impact kunnen hebben op de sfeer tijdens sessies.
Bij studio stapelgoed geloven we sterk in het bevorderen van een positieve werksfeer en het zorgen voor verbinding en werkplezier. Een van de manieren waarop we dit doen, is door het vieren van speciale gelegenheden, en Sinterklaas is daarbij geen uitzondering! In dit blog delen we enkele sprankelende werkvormen waarmee je de komende dagen jouw collega's kunt verrassen en een onvergetelijke viering van Sinterklaas op de werkvloer kunt organiseren.
In de wereld van vergaderingen en bijeenkomsten is er soms behoefte aan iemand die de touwtjes in handen neemt, vooral als je als team of leidinggevende niet in de spagaat van het managen van het proces en inhoudelijk bijdragen terecht wilt komen. In zulke situaties is het waardevol, zo niet noodzakelijk, om een professionele facilitator in te schakelen. Faciliteren is een speciale vaardigheid en kan aanzienlijk bijdragen aan het soepel verlopen van vergaderingen en bijeenkomsten. In dit blog leggen we uit wat de rol van een facilitator nu precies inhoudt en waarom het zo belangrijk is.
Het gebruik van duurzame materialen tijdens vergaderingen en brainstormbijeenkomsten kan ons helpen om de ecologische voetafdruk te verkleinen en bij te dragen aan een meer milieubewuste aanpak. Bij studio stapelgoed hebben we daarom de afgelopen tijd kritisch gekeken naar alle spullen die we gebruiken en naar hoe we onze sessies organiseren. En nu doen we een aantal dingen echt anders. In dit blog delen we onze tips met je. Want door duurzaamheid te integreren in je facilitatorrol, kun je een positieve impact hebben op het milieu en tegelijkertijd ook weer jouw deelnemers inspireren om bewuster om te gaan met materialen tijdens bijeenkomsten en evenementen.